OGÓLNA KLAUZULA INFORMACYJNA DOT. DANYCH OSOBOWYCH PRZETWARZANYCH PRZEZ HABASIT POLSKA SP. Z O.O. i HABASIT SERVICES SP. Z O.O.

 

KTO BĘDZIE PRZETWARZAŁ PAŃSTWA DANE?

Administratorem Państwa danych w rozumieniu art. 4 punkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej zwanego „RODO”) jest:

HABASIT POLSKA SP. Z O.O. (DALEJ JAKO „SPÓŁKA”)

ul. Gdańska 14
41-250 Czeladź
KRS 0000219848 | NIP: 9542489025 | REGON 278292085

oraz

HABASIT SERVICES SP. Z O.O. (DALEJ JAKO „SPÓŁKA”)

ul. Gdańska 14
41-250 Czeladź
KRS 0000761411 | NIP: 6292492130 | REGON 382005040

 

Tel. 32 639 02 40, e-mail: info.polska@habasit.com

Spółka wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych w osobie:

Pan Michał Geilke

Tel. 577-631-313, e-mail: iod.polska@habasit.com

 

W JAKIM CELU PRZETWARZAMY PAŃSTWA DANE OSOBOWE?

W zależności od celu przetwarzania danych osobowych Państwa dane będziemy przetwarzać w dedykowanym minimalnym zakresie oraz na podstawie przepisów ustaw szczegółowych (lex specialis) jak i RODO. Niezależnie od powyższego mają Państwo:

  • Prawo poznania celu przetwarzania Państwa danych oraz podstawy prawnej przetwarzania. Spółka przetwarza dane w poniżej wskazanych celach:
    • REKRUTACJA
    • KONTRAHENCI/PRZETARGI
    • ZAPYTANIA DO HABASIT POLSKA
    • SERWIS WWW
    • PORTALE SPOŁECZNOŚCIOWE
    • SYSTEM ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI (HABASIT POLSKA)

       

  • Prawo żądania od Spółki dostępu do danych osobowych, które Państwa dotyczą, ich sprostowania, usunięcia (w niektórych przypadkach), ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych (w niektórych przypadkach) i uzyskania ich kopii.
  • Cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie przed jej cofnięciem jeżeli przetwarzanie Państwa danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO. Takie przypadki będą wyraźnie oznaczone jako przetwarzanie danych oparte na zgodzie podmiotu danych.
  • Jeżeli przetwarzanie Państwa danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadnione interesy Spółki, np. dochodzenie roszczeń), mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania danych osobowych opartego na tej podstawie. Takie przypadki będą wyraźnie oznaczone jako przetwarzanie danych oparte na tej podstawie.
  • Prawo do bycia nieprofilowanym w rozumieniu art. 22 RODO. Spółka informuje, że w żadnym przypadku przetwarzania nie profiluje osób fizycznych.
  • Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (www.uodo.gov.pl):

URZĄD OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

ul. Stawki 2 
00-193 Warszawa
tel. 22 531-03-00
Infolinia: 606-950-000
kancelaria@uodo.gov.pl

 

A. REKRUTACJA:

W przypadku gdy zechcą Państwo aplikować do naszej Spółki, Państwa dane będą wykorzystane w celu realizacji procesu rekrutacyjnego. Trzy główne rodzaje danych, które gromadzimy na potrzeby rekrutacji to wskazane przez Państwa dane kontaktowe, dane dotyczące przebiegu kariery i wcześniejszego zatrudnienia oraz posiadanych uprawnień/umiejętności.

Dane przetwarzamy na podstawie:

  • w przypadku pracy etatowej na podstawie przepisów Ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy w szczególności art. 22(1);
  • w przypadku umów zlecenia zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  • w przypadku pracy na zasadzie B2B zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO;

Dane podawane na potrzeby rekrutacji podaje się dobrowolnie, jednak są one niezbędne w celu weryfikacji kandydatów do pracy – ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości udziału w danym procesie rekrutacyjnym. Spółka nie wykorzystuje danych z procesów rekrutacyjnych do innych celów. Dane będziemy przetwarzać do momentu decyzji o wyborze kandydata do pracy oraz do 6 miesięcy po jego wyborze.

Jeżeli chcą Państwo zezwolić nam na wykorzystywanie swojego CV na potrzeby przyszłych rekrutacji prowadzonych w Spółce co wiąże się z dołączeniem Państwa danych do naszej bazy danych kandydatów do pracy prosimy o zamieszczenie w swoim CV poniższej zgody:

„Na podstawie art. 6 ust.1 lit. a RODO wyrażam dobrowolną zgodę na wykorzystanie danych z przesłanych dokumentów rekrutacyjnych na potrzeby przyszłych rekrutacji prowadzonych w Habasit Polska Sp. z o.o./Habasit Services Sp. o.o. oraz dołączenia ich do bazy danych kandydatów do czasu wycofania niniejszej zgody.

Jednocześnie oświadczam, ze zapoznałem się ze wszystkimi informacjami zmieszczonymi pod adresem: https://www.habasit.com/pl-PL/About-us/Privacy-statement-Poland i akceptuję ich treść”

WAŻNE! W dowolnym momencie przysługuje Państwu prawo do cofnięcia wyrażonej zgody, co nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano do czasu ich cofnięcia. Dane osobowe będą przetwarzane do momentu cofnięcia zgody.

Dane uzyskane na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) będą przetwarzane do momentu wycofania tej zgody.

Dostęp do Państwa danych mają:

  • upoważnieni pracownicy/współpracownicy Spółki,
  • pracownicy zewnętrznego podmiotu odpowiedzialnego za sprawy personalne/księgowe,
  • dostawcy usług informatycznych,
  • Spółki z Grupy*,
  • Zarząd Spółki oraz potencjalny bezpośredni przełożony.

*- Spółka informuje, że Grupa Habasit do której należy może mieć również prawnie uzasadniony interes w przesyłaniu Pana/Pani danych osobowych w ramach Grupy Habasit do wewnętrznych celów administracyjnych, przykładowo do akceptacji zatrudnienia przez osoby pełniące funkcje globalne w Grupie, a zatrudnione przez inną spółkę z Grupy. Dotyczy to tylko spółek z Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

*- wszystkie podmioty z Grupy są wymienione na stronie internetowej Grupy: https://www.habasit.com/pl-PL/Contact-us

Jeżeli Państwa dane uzyskaliśmy od innego podmiotu/osoby lub ze źródeł ogólnodostępnych to w takim przypadku dodatkowo zostaną Państwo poinformowani o tym fakcie oraz o:

  • zakresie pozyskanych w ten sposób danych,
  • konkretnym źródle pochodzenia danych.

    Powyższa sytuacja może mieć miejsce na przykład gdy Państwa dane są nam przekazywane przez:

  • Państwa znajomych/rodzinę,
  • aktualnie zatrudnionych pracowników.

    Podstawą prawną tych działań najczęściej są prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Spółkę (art. 6 ust.1 lit. f RODO) lub Państwa zgoda.

     

B. KONTRAHENCI/PRZETARGI:

Dane kontrahenta/potencjalnego kontrahenta są przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt b RODO (przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest Kontrahent/potencjalny kontrahent, lub do podjęcia działań, które są niezbędne przed jej zawarciem) lub zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt c RODO (przetwarzanie wynika z przepisów szczegółowych, np. finansowo-księgowych). Podanie danych jest dobrowolne, jednak  ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości zawarcia umowy i/lub prowadzenia rozmów handlowych.

Dane kontrahenta/potencjalnego kontrahenta są ujawniane jedynie upoważnionym pracownikom Spółki oraz w uzasadnionych przypadkach spółce z Grupy, zewnętrznym podmiotom związanym z obsługą prawną i informatyczną Spółki czy wykonaniem umowy (np. firmy spedycyjne).

Dane będą przechowywane na czas  trwania umowy oraz po jej zakończeniu na okres wynikający z obowiązujących przepisów, a w przypadku braku zawarcia umowy, do 3 miesięcy od zakończonych rozmów. 

Jeżeli Państwa dane uzyskaliśmy od innego podmiotu/osoby lub ze źródeł ogólnodostępnych to w takim przypadku dodatkowo zostaną Państwo poinformowani o tym fakcie oraz o:

  • zakresie pozyskanych w ten sposób danych,
  • konkretnym źródle pochodzenia danych.

Powyższa sytuacja może mieć miejsce na przykład gdy Państwa dane są przekazywane Spółce przez naszych klientów w szczególności jeżeli są Państwo:

  • poręczycielami,
  • przedstawicielami prawnymi (pełnomocnikami),
  • stroną w procesie reklamacji,
  • członkami rodziny pracowników/ kontrahentów,
  • są Państwo w bazach firmy zajmujących się tworzeniem takich baz.

Podstawą prawną tych działań najczęściej są prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Spółkę (art. 6 ust.1 lit. f RODO) - mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania swoich danych opartych na tej podstawie.

 

C. ZAPYTANIA DO SPÓŁKI:

Dane z formularzy kontaktowych/kierowanej korespondencji (np. zapytania ofertowe) są przetwarzane  jedynie w celu odpowiedzi na Państwa zapytanie/wniosek/pismo na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Spółkę lub przez stronę trzecią). Mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania swoich danych opartych na tej podstawie.

Podanie danych jest dobrowolne, a ich niepodanie będzie skutkowało brakiem wymiany informacji ze Spółką. Dane są ujawniane jedynie upoważnionym pracownikom Spółki z działu do którego kierowane jest zapytanie oraz w odpowiednich przypadkach zewnętrznym podmiotom związanym z obsługą prawną i informatyczną Spółki czy wykonaniem danej umowy.

Przesłane zapytania będą przechowywane tak długo jak długo będzie trwać nasza korespondencja oraz do 3 miesięcy po jej zakończeniu.

 

D. Serwis WWW:

Informacje odnośnie serwisu WWW Spółki dostępne są pod adresem: https://www.habasit.com/pl-PL/About-us/Privacy-statement

 

E. PORTALE SPOŁECZNOŚCIOWE

FACEBOOK: Dane na profilu o nazwie „Habasit Polska” są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki - art. 6 ust. 1 lit. f RODO, np. odpowiedź na komentarz użytkownika portalu Facebook– WAŻNE! Mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania swoich danych opartych na  tej podstawie.

Spółka przetwarza dane osób, które dokonały subskrypcji fanpage’u poprzez kliknięcie ikony „Lubię to” lub „Obserwuj” i/lub opublikowały swój komentarz, udostępniły go lub kliknęły ikonę „Lubię to”, pod którymkolwiek z postów zamieszczonych na fanpage’u jako osobny administrator tych danych.

Spółka przetwarza następujące rodzaje danych osobowych: identyfikator Facebooka, zdjęcie profilowe (jeśli jest ustawione) oraz informacje, które dostarczą Państwo na swój temat Spółce (np. treść dodanych komentarzy lub opublikowane na naszym fanpage’u zdjęcia czy opinie).

Dane podaje się dobrowolnie, lecz ich nie podanie będzie skutkowało brakiem interakcji między Państwem a naszą spółką na portalu facebook.

Dane pozyskujemy zawsze od Państwa lub Państwa znajomych  jako aktywnych użytkowników w celu prowadzenia fanpage’u pod nazwą „Habasit Polska” na portalu społecznościowym Facebook, na warunkach oraz na zasadach określonych przez portal Facebook i informowania za jego pomocą o aktywności Spółki, promowaniu wydarzeń i marki, produktów oraz usług, budowaniu i utrzymaniu społeczności oraz w celu komunikacji za pośrednictwem dostępnych funkcjonalności serwisu Facebook (komentarze, wiadomości) oraz w odpowiednich przypadkach celu wystąpienia z roszczeniami lub obrony roszczeń. Nasza spółka nie profiluje osób fizycznych w rozumieniu art. 22 RODO.

W odpowiednio oznaczonych przypadkach, Państwa dane będą przetwarzane też na podstawie odrębnie udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody i przez czas do wycofania zgody (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Ważne! W dowolnym momencie przysługuje Państwu prawo do cofnięcia wyrażonej zgody, co nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano do czasu ich cofnięcia. Dane osobowe będą przetwarzane do momentu cofnięcia zgody.

Dodatkowe informacje:

  • Odbiorcy danych:

    Dostęp do Państwa danych będą mieć:

  • upoważnieni pracownicy Spółki, podwykonawcy oraz podmioty świadczące usługi na rzecz Spółki (m.in. zewnętrzna obsługa prawna), które muszą mieć dostęp do danych, aby wykonywać swoje obowiązki;
  • inni Użytkownicy portalu Facebook (z uwagi na fakt, iż informacje o osobach obserwujących fanpage’a, o polubieniach, a także treści komentarzy, posty i inne informacje dostarczane przez Użytkowników są jawne);
  • organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
  • właściciel portalu społecznościowego Facebook na zasadach dostępnych pod adresem https://www.facebook.com/about/privacy;
  • firmy, którym powierzyliśmy opiekę nad naszym fanpage’m na portalu Facebook;

     

  • Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych:

    Spółka nie zamierza przekazywać danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, ale z racji zasad funkcjonowania portalu Facebook nie można takiej sytuacji wykluczyć.

  • Okres przechowywania danych:

Okres przetwarzania danych jest związany z celami i podstawami ich przetwarzania, w związku z czym:

  • dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody;
  • dane przetwarzane na podstawie wymogów ustawowych będą przetwarzane przez czas, w którym przepisy prawa nakazują przechowanie danych;
  • dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki będą przetwarzane do czasu skutecznego złożenia sprzeciwu lub ustania tego interesu np. dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będą przetwarzane przez czas równy okresowi przedawnienia tych roszczeń.

 

Dodatkowo Spółka wskazuje, iż wraz z Facebook Ireland Limited (dalej „Facebook Ireland”) pełnią funkcję współadministratorów w zakresie przetwarzania danych na potrzeby statystyk. Więcej na temat przetwarzania danych na potrzeby statystyk strony znajdą Państwo pod linkiem:

https://www.facebook.com/legal/terms/information_about_page_insights_data

LINKEDIN: Administratorem danych osób korzystających z profilu Habasit Polska na portalu LinkedIn jest Spółka.

  • Cele i podstawa prawna przetwarzania

    Spółka przetwarza dane osób, które dokonały subskrypcji fanpage’u (do tej czynności wymagane jest posiadanie profilu na portalu LinkedIn co wiąże się z przekazaniem danych z tego portalu do Spółki), weszły w interakcje ze Spółką na nim w celu zarządzania profilem firmowym Spółki, w tym także udzielania odpowiedzi na zamieszczane przez innych użytkowników postów i komentarzy oraz nadzoru nad treściami publikowanymi przez użytkowników.

    Dane na profilu o nazwie „Habasit Polska” (https://www.linkedin.com/company/habasit-polska/ są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki - art. 6 ust. 1 lit. f RODO, np. odpowiedzi na przesłane zapytania– WAŻNE! Mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania swoich danych opartych na  tej podstawie.

    Powyższe nie dotyczy sytuacji, w których chcą Państwo zrezygnować z „obserwowania” profilu Spółki. W takim przypadku należy postępować zgodnie z funkcjonalnością portalu LinkedIn.

    Spółka będzie administrować Państwa danymi w zakresie  funkcjonalności portalu LinkedIn, jakie posiadają właściciele kont (np. usunięcie komentarza).

  • Współadministrowanie

    Spółka wskazuje, iż wraz z właścicielem portalu LinkedIn pełni funkcję współadministratora w zakresie przetwarzania danych na potrzeby funkcjonalności portalu. Więcej na temat przetwarzania danych na potrzeby LinkedIn znajdą Państwo pod linkiem:

    https://privacy.linkedin.com/pl-pl/regionalinfo

  • Odbiorcy danych

    Państwa dane osobowe podawane na portalu Linkedin w związku z korzystaniem z tego portalu jak i profilu Spółki mogą być dostępne:

  • dla Linkedin,
  • dla innych użytkowników Linkedin,
  • dla osób wskazanych przez Spółkę do zarządzania profilem Spółki na portalu LinkedIn.

     

  • Okres przechowywania danych

Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych wyżej celów, w szczególności przez okres w jakim są Państwo aktywnym użytkownikiem profilu firmowego Spółki lub pozostawią Państwo na nim np. komentarz lub ocenę.

 

YOUTUBE:

  • Cele i podstawa prawna przetwarzania

    Celem jest administrowanie i zarządzanie kanałem Habasit na portalu YOUTUBE (www.youtube.com/@habasitpolska1319) w tym także udzielania odpowiedzi, (na zapytania kierowane poprzez wiadomości prywatne), wstawiania komentarzy na zamieszczane filmy (komentarze również poza profilem Habasit), wstawiania postów oraz nadzór nad treściami publikowanymi przez użytkowników na kanale Habasit, a także publikowanie treści na kanale Habasit.

    Dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki - art. 6 ust. 1 lit. f RODO, np. odpowiedzi na przesłane zapytania– WAŻNE! Mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania swoich danych opartych na  tej podstawie.

    Powyższe nie dotyczy sytuacji, w których chcą Państwo zrezygnować z „obserwowania” profilu Habasit. W takim przypadku należy postępować zgodnie z funkcjonalnością portalu YOUTUBE. Dane podaje się dobrowolnie, jednak są one niezbędne aby korzystać z wszystkich funkcjonalności  portalu YOUTUBE.

  • Współadministrowanie.

    YOUTUBE jako dostawca narzędzi związanych z kanałem również jest podmiotem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych osób korzystających z portalu.

    Więcej informacji można uzyskać pod adresem:

  • Odbiorcy danych.

    Państwa dane osobowe podawane na portalu YOUTUBE w związku z korzystaniem z tego portalu jak i profilu Spółki mogą być dostępne:

  • dla YOUTUBE,
  • dla innych użytkowników YOUTUBE,
  • dla osób wskazanych przez Spółkę do zarządzania profilem Spółki na portalu YOUTUBE.

    Spółka nie zamierza przekazywać danych do państw trzecich (kraje poza tzw. EOG- Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych. Jednakże specyfika działania portalu YOUTUBE powoduje, że potencjalnie możliwy jest transfer danych poza EOG (niezależny od Spółki).

  • Okres przechowywania danych.

Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych wyżej celów, w szczególności przez okres w jakim są Państwo aktywnym użytkownikiem profilu firmowego Spółki (np. subskrypcja kanału)  lub pozostawią Państwo na nim np. komentarz lub ocenę.

PRAWA PODMIOTU DANYCH:

Państwa prawa mogą Państwo egzekwować zarówno od Spółki, jak i od właściciela portalu YOUTUBE:

https://policies.google.com/privacy?hl=pl&gl=pl.

 

F. SYSTEM ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI (HABASIT POLSKA)

Dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych wynikających z ustawy z dnia 23 maja 2024 roku o ochronie sygnalistów oraz zgody sygnalisty na przetwarzanie danych osobowych, jeśli zdecyduje się nie zachować poufności swoich danych. Zakres przetwarzanych danych osobowych obejmuje dane, które zostały podane w zgłoszeniu naruszenia prawa lub zostały pozyskane w trakcie jego weryfikacji oraz działań następczych, w szczególności dane identyfikacyjne, adres do kontaktu.

 

Dane osobowe pochodzą od osoby dokonującej zgłoszenia lub mogą zostać pozyskane w trakcie prowadzenia działań następczych. Zgłoszenia można dokonać poprzez bezpośredni kontakt z Pełnomocnikiem ds. Zgodności pod adresem elektronicznym sygnalista.polska@habasit.com, pocztą tradycyjną na adres Habasit Polska z dopiskiem „zgłoszenie” oraz korzystając z sytemu SpeakUp pod adresem https://showroom.speakup.report/experiencespeakup.

 

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do zgłoszenia naruszenia prawa, jego weryfikacji oraz prowadzenia działań następczych. Niepodanie adresu do kontaktu może skutkować nieprzekazaniem potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia oraz informacji zwrotnej.

 

Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy/współpracownicy Habasit Polska Sp. z o.o., którzy zostali zobowiązani do zachowania ich w poufności oraz podmioty świadczące usługi informatyczne, prawne oraz doradcze.

 

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

 

Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.